Kurz gesagt
Die digitale Personalakte bündelt alle Personalunterlagen eines Mitarbeiters an einem Ort, revisionssicher und von überall zugänglich. Sie ist rechtlich zulässig und spart der Personalabteilung viel Zeit. Entscheidend sind ein sauberes Berechtigungskonzept, ein DSGVO-konformes Löschkonzept und ein Serverstandort in der EU. Besondere Daten wie Gesundheitsangaben gehören gesondert geschützt.
Was die digitale Personalakte ist und was sie bringt
Die digitale Personalakte ist nichts anderes als die klassische Papierakte in elektronischer Form: alle Unterlagen zu einem Beschäftigten, gebündelt an einem Ort und über eine Software zugänglich, statt verteilt auf Ordner, Mailpostfächer und Aktenschränke. Rechtlich ist das längst zulässig, ein Unternehmen darf die Personalakte vollständig papierlos führen.
Der Gewinn liegt im Alltag. Wer eine Bescheinigung sucht, klickt statt zu blättern. Fristen für befristete Verträge oder ablaufende Bescheinigungen lassen sich automatisch überwachen. Und über Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende ihre eigenen Stammdaten pflegen oder Dokumente selbst abrufen, was die Personalabteilung spürbar entlastet. Gerade bei wachsender Belegschaft ist das der Punkt, an dem sich die Umstellung rechnet.
Was in die Personalakte gehört — und was nicht
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Inhalt gibt es nicht, aber eine gefestigte Praxis. Hinein gehören die Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis dokumentieren: Stammdaten, Arbeitsvertrag und Nachträge, Unterlagen zu Sozialversicherung und Steuer, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Fortbildungen sowie arbeitsrechtlich relevante Vorgänge wie Abmahnungen.
Genauso wichtig ist, was nicht ungefiltert hineingehört. Angaben zur Gesundheit, zur Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit und andere besondere Datenkategorien im Sinne der DSGVO brauchen einen besonderen Schutz und gehören, wenn überhaupt, in einen getrennten, streng zugriffsbeschränkten Bereich. Abmahnungen wiederum sind nicht für die Ewigkeit gedacht und sollten nach Wegfall ihres Zwecks entfernt werden. Eine gute digitale Akte macht solche Trennungen über Rechte und Kategorien technisch einfach.
DSGVO, Zugriff und Aufbewahrung
Personalakten enthalten sensible Daten, deshalb steht der Datenschutz im Zentrum. Zugriff sollten nur Personen haben, die ihn für ihre Aufgabe brauchen, abgebildet über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Beschäftigte haben ein Recht auf Einsicht in ihre eigene Akte. Und es braucht ein Löschkonzept, das die Spannung zwischen zwei Pflichten auflöst: Manche Unterlagen unterliegen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen, andere müssen nach Wegfall des Zwecks gelöscht werden. Beides sauber zu steuern, ist eine der Kernaufgaben einer guten Software. Wo Sie unsicher sind, hilft die Abstimmung mit dem oder der Datenschutzbeauftragten.
Worauf Sie bei der Software achten sollten
Bei der Auswahl zählen weniger die Funktionslisten als ein paar handfeste Kriterien. Der Serverstandort sollte in Deutschland oder der EU liegen, und der Anbieter sollte einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten. Das Rechte- und Rollenmanagement muss fein genug sein, um Zugriffe wirklich zu begrenzen. Sinnvoll sind außerdem Schnittstellen zur bestehenden Lohn- und HR-Software sowie Self-Service-Funktionen für die Belegschaft. Welche Anbieter das bieten und wie andere Unternehmen sie bewerten, sehen Sie im Verzeichnis der HR-Software; wie Sie die Auswahl insgesamt angehen, zeigt der Ratgeber HR-Software auswählen.